Trả lời nhanh: từ ngày 1/1/2026, mọi hộ kinh doanh đều phải ghi sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC), kể cả hộ có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế. Thông tư chia hộ kinh doanh thành 4 nhóm và hướng dẫn 7 mẫu sổ, trong đó phổ biến nhất là sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ mẫu S1a-HKD cho hộ dưới ngưỡng và mẫu S2a-HKD cho hộ nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu. Tài liệu kế toán phải lưu tối thiểu 5 năm.
Bài viết tổng hợp thông tin để tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý hoặc tư vấn thuế. Hãy đối chiếu văn bản gốc và hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi thực hiện.
Bài này dành cho hộ kinh doanh vừa chuyển từ nộp thuế khoán sang kê khai, không có kế toán riêng. Bạn sẽ biết mình thuộc nhóm nào, phải mở những sổ gì, ghi vào những cột nào, và những sai sót khiến cuốn sổ bị coi là không hợp lệ khi cơ quan thuế đối chiếu.
Vì sao năm 2026 hộ kinh doanh nào cũng phải ghi sổ?
Trước năm 2026, hộ nộp thuế khoán được cơ quan thuế ấn định mức thuế theo tháng hoặc quý, nên việc ghi chép doanh thu gần như không bắt buộc. Khi chuyển sang cơ chế tự kê khai theo doanh thu thực tế, cơ quan thuế cần một căn cứ để đối chiếu, và căn cứ đó chính là sổ sách của bạn.
Thông tư 152/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2025, có hiệu lực từ 1/1/2026 và thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC. Thông tư gồm 3 chương, 8 điều, hướng dẫn việc ghi sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và lưu trữ tài liệu cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Điều cần nhớ nhất: miễn thuế không đồng nghĩa với miễn ghi sổ. Hộ có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế vẫn phải ghi sổ doanh thu, vì đây là căn cứ để thông báo doanh thu với cơ quan thuế. Đây là lý do nhiều chủ hộ bất ngờ khi nhận được yêu cầu giải trình dù trước đó chưa từng phải nộp thuế.
| Nội dung | Trước 2026 (thuế khoán) | Từ 2026 (kê khai) |
|---|---|---|
| Căn cứ tính thuế | Mức ấn định của cơ quan thuế | Doanh thu thực tế trên sổ sách |
| Nghĩa vụ ghi sổ | Không bắt buộc với hộ khoán | Bắt buộc với mọi hộ |
| Mẫu sổ | Gần như không quy định | 7 mẫu theo Thông tư 152 |
| Lưu trữ tài liệu | Không rõ ràng | Tối thiểu 5 năm |
Nếu bạn chưa nắm phần thay đổi về thuế khoán, nên đọc trước bài bỏ thuế khoán 2026: hộ kinh doanh cần làm gì để hiểu bối cảnh, rồi quay lại phần sổ sách dưới đây.
Bốn nhóm hộ kinh doanh và bộ sổ phải dùng
Thông tư 152 phân nhóm hộ kinh doanh theo cách nộp thuế, không phân theo ngành nghề. Cách phân nhóm này quyết định bộ sổ bạn phải mở, nên hãy xác định đúng nhóm trước khi mua sổ hay cài phần mềm.
| Nhóm | Đặc điểm | Sổ phải dùng |
|---|---|---|
| Nhóm 1 | Doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế, không phải nộp GTGT và TNCN | S1a-HKD |
| Nhóm 2 | Nộp GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu | S2a-HKD |
| Nhóm 3 | Nộp GTGT theo tỷ lệ %, nộp TNCN theo thu nhập tính thuế | S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD |
| Nhóm 4 | Phát sinh các loại thuế đặc thù | S3a-HKD |
Trên thực tế, đa số hộ bán lẻ và dịch vụ nhỏ rơi vào nhóm 1 hoặc nhóm 2. Nhóm 3 dành cho hộ có quy mô lớn hơn, phải xác định thu nhập tính thuế nên cần thêm sổ chi tiết doanh thu chi phí, sổ chi tiết vật liệu hàng hóa và sổ chi tiết tiền. Nhóm 4 hiếm gặp, thường là hộ có hoạt động xuất nhập khẩu, sản xuất hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, khai thác tài nguyên hoặc phát sinh nghĩa vụ về thuế bảo vệ môi trường, thuế sử dụng đất.
Một điểm dễ nhầm: nhóm 2 và nhóm 3 đều dùng chữ "S2" nhưng khác nhau ở cách tính thuế TNCN. Nếu bạn nộp thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu thì chỉ cần một sổ S2a-HKD. Nếu phải xác định thu nhập tính thuế theo doanh thu trừ chi phí thì cần cả bốn sổ S2b, S2c, S2d, S2e.
Cách ghi sổ doanh thu mẫu S1a-HKD
Sổ S1a-HKD tên đầy đủ là "Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ", là mẫu đơn giản nhất và cũng là mẫu nhiều hộ dùng nhất. Sổ chỉ có ba nhóm thông tin chính: cột ngày ghi sổ, cột diễn giải doanh thu, và cột số tiền bán hàng hóa dịch vụ. Bạn ghi theo từng giao dịch, hoặc tổng hợp doanh thu theo ngày nếu bán lẻ với số lượng giao dịch lớn.
Các bước ghi sổ để cuốn sổ đứng vững khi bị kiểm tra:
- Mở sổ đầu năm hoặc đầu kỳ, ghi rõ tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, họ tên và chữ ký của người đại diện hộ kinh doanh.
- Ghi doanh thu theo ngày phát sinh. Nếu ghi tổng hợp theo ngày, phải giữ được chứng từ gốc như bill bán hàng, sao kê ngân hàng, đơn từ sàn để đối chiếu ngược lại.
- Ghi đúng loại doanh thu. Tách tiền bán hàng hóa khác với tiền cung cấp dịch vụ nếu hộ làm cả hai, vì mức thuế suất áp cho hai loại khác nhau.
- Cộng lũy kế cuối kỳ theo tháng và theo năm để biết doanh thu đang ở đâu so với ngưỡng chịu thuế.
- Không tẩy xóa. Khi ghi sai, gạch một dòng, sửa bên cạnh và ghi rõ lý do, chứ đừng bôi xóa hay ghi đè.
Hộ được lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên giấy hoặc trên phương tiện điện tử. Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm đối với tài liệu kế toán thông thường; riêng hóa đơn thì theo quy định pháp luật về thuế.
Vượt ngưỡng giữa năm: chuyển sang sổ và kỳ kê khai nào?
Khi doanh thu lũy kế trong năm vượt ngưỡng chịu thuế, hộ chuyển từ nhóm 1 sang nhóm 2. Lúc này bạn phải chuyển sang sổ S2a-HKD để tập hợp doanh thu theo nhóm ngành cùng mức thuế suất, đồng thời chuyển từ thông báo doanh thu một năm một lần sang kê khai theo quý, tính từ quý phát sinh doanh thu vượt ngưỡng.
Đây là lỗi tốn kém nhất về mặt thời gian, vì nhiều hộ chỉ biết mình đã vượt ngưỡng khi cơ quan thuế gửi thông báo. Cách phòng tránh là cộng lũy kế doanh thu ngay trên sổ mỗi tháng, để khi chạm ngưỡng vào giữa năm bạn còn kịp chuyển sổ và đăng ký hóa đơn điện tử trong thời hạn quy định. Phần hạn nộp và các lỗi kê khai theo quý được nói kỹ trong bài hộ kinh doanh kê khai thuế theo quý.
Sáu sai sót khiến sổ bị coi là không hợp lệ
Sổ không hợp lệ thường không phải vì thiếu mẫu, mà vì ghi thiếu căn cứ. Kiểm tra nhanh sáu điểm sau:
- Không ghi ngày lập sổ và chữ ký người đại diện ở đầu sổ, khiến cuốn sổ không xác định được ai mở, từ khi nào.
- Chỉ ghi tổng doanh thu một con số cho cả tháng mà không giữ được chứng từ gốc để đối chiếu.
- Trộn doanh thu bán hàng và doanh thu dịch vụ vào cùng một dòng dù mức thuế suất khác nhau.
- Không tách doanh thu theo từng kênh (cửa hàng, website, Facebook, Zalo, sàn thương mại điện tử) khiến không đối chiếu được với số thuế sàn đã khấu trừ.
- Dùng mẫu sổ của nhóm khác với nhóm mình thuộc, ví dụ hộ đã vượt ngưỡng nhưng vẫn ghi sổ S1a-HKD.
- Lưu trữ không đủ 5 năm, hoặc xóa dữ liệu điện tử sau khi đổi máy, đổi phần mềm.
Ghi sổ tay hay dùng phần mềm bán hàng?
| Cách ghi sổ | Phù hợp | Hạn chế |
|---|---|---|
| Sổ tay, mẫu in sẵn | Hộ rất nhỏ, vài giao dịch mỗi ngày | Dễ sót, khó cộng lũy kế, khó xuất báo cáo khi cơ quan thuế hỏi |
| Bảng tính Excel | Hộ mới chuyển sang kê khai, giao dịch vừa phải | Phải tự nhập tay, dễ sai công thức, không gắn với dữ liệu bán hàng |
| Phần mềm bán hàng có sẵn | Cửa hàng bán lẻ, quán ăn | Phí hằng tháng; mẫu sổ đôi khi không khớp đủ 7 mẫu của Thông tư 152 |
| Phần mềm theo quy trình riêng | Spa, salon, chuỗi nhiều chi nhánh | Chi phí ban đầu cao hơn |
Nguyên tắc quan trọng nhất là số liệu ghi sổ phải khớp với dữ liệu bán hàng thật. Khi hai nguồn này tách rời, bạn phải đối chiếu thủ công vào cuối kỳ và rất dễ lệch. Ví dụ, phần mềm quản lý spa Nanky do DCA phát triển ghi nhận từng đơn tại quầy, lịch hẹn, kho và doanh thu theo ngày, nên chủ tiệm xuất được báo cáo doanh thu đối chiếu thẳng với sổ kế toán thay vì chép tay lại. Nếu bạn đang phân vân giữa sổ giấy và phần mềm, có thể xem thêm bài chọn phần mềm bán hàng cho hộ kinh doanh.
Một hộ kinh doanh dịch vụ ở TP.HCM có hai quầy thu ngân thường gặp đúng vấn đề này: doanh thu mỗi quầy ghi riêng, cuối ngày cộng tay dễ sót. Cách gọn hơn là để cả hai quầy cùng ghi về một hệ thống, và sổ S2a-HKD được lấy số tổng hợp từ đó. Lưu ý bạn vẫn phải tự đối chiếu số cuối kỳ, vì phần mềm chỉ hỗ trợ ghi chép, không thay bạn chịu trách nhiệm về tính đúng của sổ.
Câu hỏi thường gặp
Có. Từ 1/1/2026, mọi hộ kinh doanh đều phải ghi sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, kể cả hộ không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Hộ dưới ngưỡng dùng sổ doanh thu mẫu S1a-HKD để làm căn cứ thông báo doanh thu hằng năm.
Tài liệu kế toán thông thường phải lưu tối thiểu 5 năm. Bạn có thể lưu trên giấy hoặc trên phương tiện điện tử, miễn là khi cơ quan thuế yêu cầu bạn xuất trình được. Riêng hóa đơn thì áp dụng thời hạn theo quy định pháp luật về thuế.
Được. Người đại diện hộ kinh doanh có thể tự ghi sổ, thuê dịch vụ kế toán, hoặc nhờ người thân như cha mẹ, vợ chồng, con, anh chị em ruột làm kế toán. Một số nhân sự như quản lý, thủ kho, thủ quỹ cũng có thể kiêm nhiệm việc ghi sổ.
Khi ghi sai, bạn gạch một dòng để vẫn đọc được nội dung cũ, ghi nội dung đúng bên cạnh và ghi rõ lý do sửa. Không dùng bút xóa, không ghi đè, không xé trang. Cách ghi này giúp sổ vẫn thể hiện được dấu vết chỉnh sửa khi bị kiểm tra.
Hộ bắt đầu kinh doanh trong 6 tháng đầu năm thông báo doanh thu 6 tháng đầu chậm nhất 31/07, kỳ còn lại chậm nhất 31/01 năm sau. Hộ bắt đầu trong 6 tháng cuối năm thông báo doanh thu chậm nhất 31/01 năm sau. Bạn ghi sổ ngay từ khi bắt đầu bán hàng, không chờ đến kỳ thông báo.
Nguồn tham khảo
- Báo Chính phủ: Hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
- Cổng Thông tin Chính phủ: Toàn văn Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
- LuatVietnam: Hộ kinh doanh phải ghi chép sổ sách như thế nào theo quy định
- MISA AMIS: Mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh Excel theo Thông tư 152/2025/TT-BTC
- MISA Help HKD: Quy định mới về chế độ kế toán và quản lý thuế cho hộ kinh doanh từ 1/1/2026
Thông tin cập nhật đến tháng 10/2026.
